GDPR

Bij Koninklijke Smals NV hebben wij privacy hoog in het vaandel staan. Vandaar dat wij graag transparant willen zijn over hoe wij met persoonsgegevens omgaan. In ons privacy beleid is terug te lezen welke persoonsgegevens wij verwerken, hoe wij deze gegevens gebruiken, de bewaartermijn die wij hanteren voor deze gegevens, hoe wij persoonsgegevens beveiligen en waarom wij bepaalde soorten persoonsgegevens verwerken. Je kan contact met ons opnemen voor privacy-gerelateerde vragen en verzoeken. In paragraaf 10 van dit privacy beleid kan je de contactinformatie die daarvoor benodigd is terugvinden. Hoewel Koninklijke Smals NV tracht de juistheid, volledigheid en actualiteit van dit document te waarborgen, verstrekt Koninklijke Smals NV expliciet noch impliciet enige garantie dat de op of via dit privacy beleid aangeboden informatie juist, volledig of actueel is.

1. Wat zijn persoonsgegevens?Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van één of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon. Voorbeeld: een rekening of IBAN-nummer is geen persoonsgegeven, totdat het rekeningnummer door anderen kan worden gekoppeld aan een natuurlijk persoon. Op dat moment wordt ook een rekeningnummer een persoonsgegeven. Bedrijfsgegevens zijn geen persoonsgegevens, tenzij je een zzp-er bent of een eenmanszaak, vof of maatschap hebt. In dat geval worden deze gegevens ook gezien als persoonsgegevens.
2. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?
   1. Het uitvoeren van contracten en overeenkomsten Voor het uitvoeren van contracten en overeenkomsten slaan wij contactgegevens van een aantal medewerkers van je bedrijf op. Dit doen wij zodat we kunnen communiceren over de overeenkomst die we met je bedrijf hebben. Wij gebruiken deze persoonsgegevens ook om eventuele voorstellen van onze kant aan de juiste persoon te richten. Bovendien hebben wij deze gegevens nodig om financiële opdrachten uit te voeren.
   2. Wettelijke verplichtingen Als bedrijf hebben wij een aantal wettelijke verplichtingen. Allereerst moeten wij natuurlijk voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming, waarom wij hier in detail uitleggen wat we doen met jouw persoonsgegevens. Ten tweede zijn

wij verplicht om onze financiële administratie 7 jaar te bewaren, enige persoonsgegevens die hieraan zijn verbonden worden dus ook 7 jaar bewaard. Daarnaast zijn wij nog verplicht om aan andere fiscale wetgeving en wetgeving over personeelsgegevens te voldoen.

3. Marketing en commerciële activiteiten Koninklijke Smals NV houdt haar klanten en relaties graag op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen op het gebied van baggeren, baggermaterieel, zandwinning en water management en de rol hierin van onze organisatie. Tevens gebruiken wij je persoonsgegevens voor commerciële doeleinden. Dit doen wij bijvoorbeeld door je een e-mail te sturen of je te bellen. Omdat wij ons ook realiseren dat wekelijkse berichten vaak als spam worden opgevat, proberen we je alleen te informeren wanneer dat écht relevant voor jou is..
4. Verbetering van onze dienstverlening Koninklijke Smals NV verbetert zijn dienstverlening voortdurend en gebruikt daarbij in sommige gevallen jouw persoonsgegevens. Zo personaliseren wij onze communicatie, verbeteren wij onze beveiliging, meten wij of de manier waarop wij je benaderen effectief en nuttig is, proberen we veel voorkomende problemen te herkennen, ontwikkelen wij nieuwe diensten aan de hand van wensen van klanten en maken wij analyses van deze data t.b.v. managementinformatie.

3. Van wie hebben wij persoonsgegevens?
   1. Onze klanten Wij hebben de bedrijfsgegevens en persoonsgegevens van medewerkers die namens jouw bedrijf correspondentie voeren opgeslagen in onze database.
   2. Personen die contact met ons hebben opgenomen In sommige gevallen registreren wij persoonsgegevens van niet-klanten die contact met ons opnemen. Dat kan bijvoorbeeld naar aanleiding van een vraag of offerteaanvraag zijn, deze volgen wij op met gebruik van deze persoonsgegevens. Wij registreren onze telefoongesprekken en e-mails, telefoonnummers kunnen in de meeste gevallen ook worden gekoppeld aan een persoon.
   3. Personen met wie Koninklijke Smals NV contact heeft opgenomen Wij registreren e-mails en telefoongegevens. In sommige gevallen slaan wij persoonsgegevens van personen die wij contacteren op in onze database om een gesprek op te volgen.
   4. Bezoekers van onze website In sommige gevallen kunnen wij doormiddel van datatracking een persoon identificeren aan zijn/haar ip-adres of andere unieke informatie die wij via onze websiteanalysetools ontvangen.
4. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

i. Normale persoonsgegevens Denk dan aan gegevens als je naam, adres, telefoonnummer en e-mail adres. Ook kan het ook zo zijn dat wij deze persoonsgegevens hebben over de vertegenwoordigers van je bedrijf of contactpersoon binnen je bedrijf. Bovendien leggen wij in sommige gevallen vast welke rol je hebt binnen je bedrijf. Deze gegevens gebruiken wij om contact met het bedrijf op te nemen over bijvoorbeeld overeenkomsten of verbetering van onze dienstverlening.

Het kan ook zo zijn dat je een keer contact met ons hebt opgenomen over onze producten en diensten. Op dat moment word je in ons CRM systeem geregistreerd. Vaak hebben wij dan alleen een naam, telefoonnummer en e-mail adres van je.

2. Contactgeschiedenis Wij houden in sommige gevallen bij hoe vaak, wanneer en met welke reden je contact met ons opneemt. Als je onze salesafdeling belt houden wij bij met welke aanvraag je ons hebt gebeld zodat wij opvolging kunnen geven aan je vraag.
3. Gevoelige persoonsgegevens Koninklijke Smals NV houdt zelf geen gevoelige persoonsgegevens bij zoals gezondheidsgegevens, geloofsovertuigingen, politieke of filosofische overtuigingen, seksuele geaardheid of etnische afkomst.De wet verplicht ons het BSN-nummer van medewerkers te registreren.

5. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?We bewaren deze gegevens zo lang als nodig is voor het doel waarvoor we je gegevens gebruiken. En zo lang de wet ons verplicht om je gegevens te bewaren. Hoe lang dat precies is, verschilt. Van een paar maanden tot vele jaren. Wij bewaren de persoonsgegevens die wij nodig hebben voor de wettelijke fiscale bewaarplicht 7 jaar lang. Daaronder valt bijvoorbeeld ons grootboek, debiteuren- en crediteurenadministratie en onze loonadministratie. In sommige gevallen zijn wij verplicht persoonsgegevens 10 jaar te bewaren..
6. Met wie delen wij persoonsgegevens?Wij delen in principe niet zomaar persoonsgegevens met andere partijen, tenzij dat nodig is ter uitvoering van een contract of overeenkomst. Wij maken daarbij gebruik van externe dienstverleners met wie wij slechts persoonsgegevens delen die voor het beoogde doeleinde noodzakelijk zijn. Andere scenario’s waarbij wij persoonsgegevens delen met anderen is in het geval van het algemeen belang (bijvoorbeeld criminele opsporing en belastingzaken), vitale belangen (levensbedreigende situaties), wettelijke verplichtingen of als de persoon in kwestie ons daarom vraagt.
7. Onze beveiliging van persoonsgegevensKoninklijke Smals NV heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om je persoonsgegevens te beveiligen om verlies, onrechtmatig gebruik en onrechtmatige verwerking van je persoonsgegevens door anderen tegen te gaan, en ook om de toegang tot je persoonsgegevens door onbevoegden te voorkomen. Koninklijke Smals NV doet dat onder andere door fysieke (toegangs)beveiliging, gebruik van wachtwoorden, codering van wachtwoorden en de encryptie van data afkomstig van bezoekers en Koninklijke Smals NV. Deze beveiligingsmaatregelen worden regelmatig getoetst op kwetsbaarheden en worden indien nodig aangevuld of verscherpt.
8. Controle over je persoonsgegevensOnder de Algemene Verordening Gegevensbescherming heb je het recht om de persoonsgegevens die Koninklijke Smals NV van je heeft verzameld aan te laten passen of te verwijderen. Daarnaast kan je contact opnemen met privacy@smals.com om persoonsgegevens die Koninklijke Smals NV op enige wijze van je heeft verkregen kosteloos

in te zien. Je kan Koninklijke Smals NV via datzelfde emailadres ten allen tijde verzoeken om je persoonsgegevens te wijzigen of te verwijderen. Onder omstandigheden kan je Koninklijke Smals NV ook verzoeken om overdracht van je persoonsgegevens. Tevens kan je ten allen tijde bezwaar maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor marketingdoeleinden. Koninklijke Smals NV heeft het recht om onrechtmatige verzoeken tot verwijdering van persoonsgegevens te weigeren. Scenario’s waarbij verwijderingsverzoeken door ons als ongegrond worden beoordeeld zijn o.a. in het geval van een contractuele overeenkomst, wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd belang. 9. Cookies en cookiewetgeving De website van Koninklijke Smals NV, te vinden op www.smals.com, maakt gebruik van cookies. Cookies zijn kleine bestanden die een browser op de harde schijf plaatst zodat een website aan de hand van dat cookie kan herkennen wanneer een gebruiker de site bezoekt. Deze ‘tracking’ cookies worden door Koninklijke Smals NV gebruikt om de kwaliteit of effectiviteit van onze website en diensten te meten. Dit soort cookies hebben weinig gevolgen voor je privacy, gegevens worden gepseudonimiseerd opgeslagen. Cookies geven daarnaast de mogelijkheid om automatisch gebruikersnamen, wachtwoorden en instellingen toe te passen op websites. Op dit gebruik heeft Koninklijke Smals NV geen invloed, je bent hiervoor zelf verantwoordelijk. 10. Wijzigingen Koninklijke Smals NV behoudt zich het recht voor dit privacy beleid te wijzigen. Bovenaan het beleid staat altijd de datum waarop het beleid voor het laatst is gewijzigd. Wijzigingen kunnen bekend worden gemaakt aan relaties. 11. Vragen en contactgegevens Als je vragen hebt over ons privacy beleid, of een privacy-gerelateerd verzoek voor ons hebt, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. Contactgegevens: Koninklijke Smals NV Keersluisweg 9 5433 NM Katwijk (NB) info@smals.com of privacy@smals.com 0485-335170